ACOS er en prosjektorganisert bedrift, som utvikler og implementerer programvare. De ønsket å få bedre kontroll på prosjektene, men manglet en god løsning for prosjektstyring. Etter en grundig prosess landet de på Visma.net Project Management. Nå har de full kontroll på prosessen – fra salg til fakturering.
Timer forsvant i et svart hull
Arthur Kvalheim har vært sentral i valget av nye systemer. Han forteller at ACOS opplevde flere utfordringer med sin gamle løsning: «Vi hadde flere ulike systemer for salgsprosess og timeføring, og manglet en felles løsning for prosjektplanlegging som var tilpasset vårt bruk. Vi opplevde frustrasjon rundt timeføring, og arbeidet med godkjenning og fakturering var tungvint. I tillegg opplevde vi at vi var sårbare for feil, mange timer forsvant inn i et svart hull. Det var vanskelig å ha oversikt over prosjekter, timer, og fakturaer som skulle ut. Vi klarte det på et vis, men det krevde mye manuelt arbeid, og tok mye tid. Med Project Management er det en helt annen opplevelse.»
Prosjektstyring var det viktigste
I følge Arthur hadde ACOS et behov for et nytt økonomissystem, lønnssystem, og en god løsning for prosjektstyring:
«Av de 160 ansatte i ACOS, benytter rundt halvparten nå Project Management. Så da vi skulle ha nye løsninger, var det prosjektstyring som var det viktigste for oss. Regnskapssystem og lønn var sekundært. Vi har brukt veldig mye interne ressurser på dette, for vi hadde ikke lyst til å tråkke feil. Vi startet prosessen for ett år siden, hvor vi først fikk demoer av ulike prosjektstyringsverktøy. Det var ikke vanskelig å velge Project Management som den løsningen vi hadde lyst til å teste videre. Den lyste egentlig ut som et foretrukket alternativ. Løsningen hadde funksjonene vi trengte, og det var avansert nok. Men den aller største forskjellen var det visuelle grensesnittet. Med et godt grensesnitt jobber man mer effektivt, og brukerne finner den funksjonaliteten man trenger», sier Arthur.
Grundig testfase
Etter at ACOS bestemte seg for å gå videre med Visma.net Project Management, gikk de i gang med en lang og grundig testperiode. «Vi teste ulike prosjekter inne i løsningen for å se at den dekket de behovene vi hadde. Vi fikk gode tilbakemeldinger internt, de fleste var begeistret. Og det er de enda. Vi har fått spesielt gode tilbakemeldinger fra de som fører timer, fordi det er veldig lettvint. Men også de som trenger å ha oversikt over prosjekter og prosjektportoføljer opplever en stor forbedring.»
Traff bra med Abacus
Abacus har vært med gjennom hele testperioden. I følge Arthur har det vært helt nødvendig: «Vi føler vi har truffet veldig bra med Abacus! De ble, med Terje Kroglund som konsulent, først og fremst en viktig samarbeidspartner i testfasen. Vi var helt avhengig av å ha med noen som kjente systemet for teste om løsningen var riktig for oss. Vi har også jobbet med Christian Bernø som konsulent på Visma.net Financials. Line Thorsen har vært vår lønnskonsulent. I tillegg til tre konsulenter med hvert sitt fagområde, har Agathe Bjelland koordinert hele prosjektet. Jeg er veldig fornøyd med at Agathe og teamet tok kontroll, og har holdt oversikt på hva som må gjøres. Både av oss og dem. Det var veldig fint at flere tok eierskap i alle de detaljene som må på plass når vi skulle i gang med nye systemer.»
Humper i veien
Det dukker som regel opp noen utfordringer når man implementerer et nytt system. ACOS er intet unntak: «Spesielt utfordrende er den store endringen som må til med en ny løsning. Alle får nye rutiner, folk må læres opp. Vi har også oppdaget enkelte ting i Project Management som ikke har fungert. Men det meldes inn til Visma fortløpende. Vi har allerede opplevd at feil har blitt fikset. Vi synes det er betryggende at vi har valgt løsninger vi vet Visma satser på», avslutter Arthur Kvalheim.
Gjensidig læring
Vår prosjektleder, Agathe Bjelland, er enig i at dette har vært et spennende prosjekt. Også for oss som leverandør. Hun har følgende kommentar til samarbeidet: «ACOS er en profesjonell og dyktig samarbeidspartner som bidrar med viktig kompetanse og innsikt. De stiller tydelige krav, både til Abacus som implementeringsansvarlig, og til Visma som system- og løsningsleverandør. Slike samarbeid fører til verdiskapning, læring og kontinuerlig forbedring. Vi takker for tilliten og ser frem til videre samarbeid!»
Om ACOS
ACOS er et innovativt IT-selskap som leverer egenutviklet programvare og tjenester til offentlig og privat sektor. De er spesialisert på dokumenthåndtering, CMS og digital datafangst. Her kan du lese mer om ACOS.