Morgendagens ledere valgte en fremtidsrettet økonomiløsning

Norges Handelshøyskoles Studentforening jobbet manuelt og tungvint i sitt gamle økonomisystem. Økonomiansvarlig i foreningen, Sverre Skjauff, ønsket å digitalisere økonomifunksjonen og bytte til en fremtidsrettet løsning. Valget falt på Visma.net Finacials og Visma.net Payroll. Med Abacus på laget har de nå landet første fase, og er strålende fornøyde med både løsning og leveransen.

Vi tok en prat med Sverre, og var nysgjerrig på hva NHH’s studentforening egentlig driver med?

NHHS er blant Norges største studentforeninger, og vi sier at vi er Norges mest aktive studentforening Vi er aktive innen idrett, kultur, og studentpolitikk. Blant annet arrangerer vi UKEN, som er Vestlandets nest største kulturfestival. Vi arrangerer også Studentlekene Bergen Challenge og NHH-Symposiet, som er Nord-Europas største studentdrevne næringslivs-konferanse. Alt gjøres av frivillige, vi har totalt 32 frivillige årsverk. Vi gjør også regnskap og økonomiarbeidet in-house. Jeg liker å kalle oss Norges største frivillige regnskapsavdeling:-)

Hvorfor ønsket dere et nytt ERP-system?

Jeg stilte som økonomiansvarlig i fjor høst, og fant en regnskapsavdeling som ikke var veldig i takt med tiden. Vi kaller foreningen for «sandkassen», et sted hvor man kan leke og prøve seg frem, for å bygge kompetanse før man skal ut i arbeidslivet. Å komme til en regnskapsavdeling som puncher bilag og har mange manuelle prosesser, ga ikke helt den kompetansen man ønsker. Så vi satt igang en systemendringsprosess sammen med vår regnskapsrådgiver.

Og hvordan landet dere på Visma.net? 

Jeg så mange webinarer, og vi vurderte også andre løsninger som Xledger og Tripletex. Som studentforening har vi et godt samarbeid med Visma, noe som gjorde at vi ønsket å velge et Visma-basert system. At det var en skyløsning var viktig. Vi har veldig sesongbasert aktivitet, og er operative fra august til oktober, og januar til april. Så det å kunne jobbe fra hvor som helst, og når som helst, var viktig. Det er også snakk om datasikkerhet. Før vi fikk Visma.net Payroll kjørte vi lønn fra en lokal PC. Det er ikke driftsikkert, vi er mye tryggere i skyen. Det er også viktig for vår generasjon å kunne jobbe i et spennende system, og i en løsning som vi vet videreutvikles. Vi kan ta på oss nye faglige utfordringer, istedenfor å punche bilag. Og det er sånn det skal være i 2020.

Så kom Abacus inn som leverandør, hvordan gikk det til?

Vi kjørte ut et anbud til ulike leverandører i Bergen. Det var Abacus vi fikk best inntrykk av, i tillegg var dere god på pris. Dere svarte også kjapt på henvendelser, og det er viktig for oss som kunde å bli prioritert.

Hvordan har prosessen vært så langt?

I januar gikk vi fra Visma Lønn til Visma.net Payroll. Deretter implementerte vi Visma.net Financials i juni/juli. I prosessen har vi fått ryddet opp i gamle feil, og automatisert prosesser. Vi er fremdeles i en opplæringsfase, men merker at rapportering er enklere, og bilagsflyten er enklere. I en forening som har lav grad av kontinuitet og med kompetanseutfordringer, er det viktig å få forenklet prosesser. Vi har allerede 30-40 % mindre arbeid i regnskapsgruppen!

Og samarbeidet med Abacus? 

Jeg kan bare skryte av Dirkaft Saleem som jeg har jobbet masse med. Han er interessert i organisasjonen, forstår våre utfordringer, og er en god sparringspartner. Vi trenger en person vi kan stille spørsmål og som kan gi oss råd. Ved implementering av Payroll jobbet vi med Gunn Swan Nilsen, som vi også hadde et godt samarbeid med. Det har vært viktig at de følger oss opp etter implementeringen – at Gunn deltok på første lønnskjøring og Dirkaft er med på første bankavstemming. Vi er studenter med begrenset kompetanse og det er derfor viktig at vi får all hjelp vi kan få. Og det opplever vi absolutt at vi får hos Abacus.

Det har også vært god prosjektledelse fra Agathe Bjelland. På et tidspunkt tok vi en fot i bakken og så på leveranse i forhold til estimerte timer. Vi er en studentforening med begrenset økonomi, og det å få leveransen i forhold til tilbudet er viktig for oss.

Og hvor går veien videre?

I fase to skal vi blant annet se på integrasjoner. Vi driver Bergens nest største bar, så det er mye kassesalg. Det er krevende å måtte punche dette, og derfor ser vi på mulige integrasjoner til kassesystemet. I tillegg ser vi på et CRM-system og vurderer nå SuperOffice. Vi vurdere også på ny lisens på Financials, så blir det kanskje logistikk på sikt.

Vi regner med at det ikke har vært bare-bare å bytte ERP og lønnssystem? 

Det har vært en tidskrevende prosess. Eksporten har tatt over en uke. Selv om vi gikk fra ett Visma-system til et annet, snakker de ikke godt sammen. Vi har ønsket å gjøre mest mulig selv i prosjektet. Det har vært mye knoting og til tider vært krevende, men det gir mye god læring for oss. Et tungt prosjekt, men det har vært helt nødvendig, avslutter Sverre Skjauff.

Vi er veldig glade for at Sverre og Studenforeningen er fornøyd så langt, og vi gleder oss til videre samarbeid med denne driftige gjengen! Ønsker du å finne ut mer om NHHS, kan du gå inn på deres hjemmesider.

Du kan lese mer om oss her.