Varmeøkonomi hadde behov for et nytt ERP system, og ønsket en skybasert løsning. Valget falt på Visma.net Logistics levert av Abacus. Vi tok en prat med Daglig Leder Jens Christian Mikkelsen for å høre hva han synes om løsningen og leveransen.

Hei, Jens Christian. Først og fremst vil vi si at vi er veldig glade for å få være deres samarbeidspartner i denne prosessen! Kan ikke du fortelle oss litt om Varmeøkonomi?

Varmeøkonomi AS er et familieforetak som startet på 70-tallet. Vi leverer totalløsninger innenfor ildsteder og stålskorsteiner, og vårt fokus er kompetanse, service og kvalitet.

Og dere hadde behov for et nytt ERP-system?

Ja, vi hadde en jordbasert løsning in-house. Den var ikke god nok, og heller ikke sikker nok. Vi ønsket en ny løsning for å få full kontroll på alt fra bestilling, til levering og montering. Vi tok noen runder på aktuelle skyløsninger og fant ut at Visma.net var den eneste løsningen med god nok logistikk. I tillegg var det sikkert, og ga oss mulighet til å jobbe uavhengig av lokasjon.

Og hvordan foregår kundereisen hos dere?

Når behovet for ny ovn eller peis melder seg, sjekker de fleste først på nett. Noen kommer inn i butikken, hvor vi har et showroom med over 100 ildsteder. I de fleste tilfeller avtales hjemmebesøk. Selgeren har med laptop og skriver tilbudet der og da. Det var derfor viktig at selgerne kunne jobbe direkte i en ny ERP-løsning utenfor kontoret. Når tilbudet er godtatt, iverksettes bestillingsprosessen. Varene bestilles, kommer inn, vi booker oppdrag hos kunde, og monterer. På sikt ønsker vi at kunden selv kan følge prosessen digitalt, og jobber nå med å få opp ny webløsning. Her er integrasjon til ERP essensiell, så vi får full kontroll på hele prosessen.

I tillegg til nytt ERP-system, har dere også flyttet lønnssystemet ut i skyen?

Ja, Visma.net. Payroll er også kommet på plass. Det var viktig for meg å ha minst mulig papir, minst mulig punching, og en god digital dokumentflyt. Nå har vi ingen permer lenger! Og vi kan jobbe hjemmefra, noe som har vært bra i disse tider. Vi var heldige som hadde kommet opp i skyen før Korona kom. Vi var i gang 1.januar 2020, så årets regnskap er fullstendig digitalt. Revisor har også kunnet ta revidering fra eget kontor, og har kommet med tilbakemelding om at dette er tidsbesparende.

Og hvordan endte dere med oss som samarbeidspartner i skyreisen?

Abacus kom på banen etter kontakt med Visma. Vi hadde først et møte med Visma som avdekket våre behov og anbefalte deretter Abacus som leverandør. Bakgrunnen var deres kompetansen med denne type caser.

Og hvordan har samarbeidet vært så langt?

Jeg har byttet noen ERP-systemer tidligere, og hadde klare forventninger til hvordan dette skulle gjøres. Her har Abacus innfridd – og vel så det. Teamet med Anders Meyer (salg), Agathe Bjelland (prosjektleder), Stig Torp (konsulent) og Christian Bernø (konsulent) har fungert veldig bra.

At det ble tildelt en prosjektleder ga et signal om at Abacus tok oppdraget seriøst. Jeg synes også at arbeidet som Agathe gjorde underveis ga meg trygghet, og jeg visste hele tiden hvor vi var i prosessen. Ikke minst opp mot timekontoen som var avtalt for oppdraget.

Spesielt vil jeg trekke frem samarbeidet med Stig og Christian. De er to særdeles kompetente personer innen Visma.net. Begge har svært høy kunnskap om produktet de er satt til å levere. Vi kommuniserte med enkelhet underveis, og jeg er meget tilfreds med responsen de hadde på mine spørsmål. De forsto begge hva som var ønsket ‘enddate’ og vi hadde under hele prosessen en god dialog som resulterte i at Visma.net Financials var delvis live i uke 2, 2020.

Til slutt, hva er videre prosess?

I første omgang jobber vil med å få på plass ny kasseløsning, ERP POS, som er integrert mot Visma.net. Integrasjoner er viktig for oss, og vi ser også på utvikling av integrasjoner mot speditør, web-løsning, og etter hvert, NOB-registeret. Dette er løsninger vi ser på sammen med Abacus.

Da sier vi tusen takk for praten, vi gleder oss til videre samarbeid med Varmeøkonomi! Har du lyst til å lese mer om Varmeøkonomi og hva de tilbyr, kan du besøke deres hjemmeside.