En viktig oppgave for oss som jobber med regnskap er avstemming. Avstemming av bankkonti, avstemming av interimskonti, avstemming av merverdiavgift, og avstemming av kunder og leverandører. Hva er vel mer tilfredsstillende enn når tallene stemmer?
Når vi nærmer oss årets slutt, og et nytt regnskapsår skal begynne, er det viktig å ha kontroll på saldobalansen per 31.12. En skal kunne redegjøre for hver konto i balansen overfor revisor, og da må blant annet alle ut- og innbetalinger på banken være ført i regnskapet. Dersom det ikke er tilfellet, må en vise til hvilke poster som er åpne på dette tidspunktet.
En har gjerne også andre kontoer i balansen som må avstemmes. Det være seg konto for forskudd på lønn, konto for periodisering, konto for avsetninger, og lignende. Her må en da vise til hva saldo på konto per 31.12. består av.
Hvordan gjøres dette i dag?
Det finnes flere leverandører som tilbyr løsninger for avstemming. Én av disse er Bergensfirmaet Z Data AS, hvis løsning heter Z Data Control. Dette er et program vi har god kompetanse på, et program vi har lang erfaring med, og ikke minst; et program våre kunder som bruker det er veldig fornøyd med.
Her kan en avstemme bank, interim og reskontro.
Avstemming av bankkonto foretas slik:
- Logg på nettbank og last ned en bankavstemmingsfil (Evt. Kan det også settes opp en løsning som daglig importerer banktransaksjoner til Z Data Control).
- Bankfilen importeres til Z Data Control.
- Kjør avstemming automatisk. Her ligger det ferdigdefinerte regler i programmet som avstemmer bank mot regnskap på bakgrunn av referanser, dato, beløp, etc.
- Resterende poster som ikke matches automatisk, kan matches manuelt.
- Z Data Control kan også kjøre søk på delsummering, som betyr at 1 banktransaksjon kan søke etter flere regnskapstransaksjoner, og foreslå en matching.
- Bankgebyr, for eksempel, som det ikke finnes bilag på i banken, kan bokføres direkte i Z Data Control, og overføres til ERP system til bokføring.
- Etter avstemmingen er fullført, kan en skrive ut en Åpen postliste, som viser status for avstemt periode.
Avstemming av interims-, periodiserings- og avsetningskonti gjøres slik:
- Kjør automatisk avstemming av poster.
- Poster som ikke matches automatisk, kan da matches manuelt.
- Avstemming av interimskonto viser i en T- konto visning. Debet poster på en side, Kredit poster på andre siden.
Ved å legge bort markeringstusjen, vil jeg tørre å påstå at avstemming blir både lek og moro!
Artikkelen er skrevet at Tore Langeland, rådgiver hos Abacus IT. Han har selv erfaring innen regnskap, og brenner for smarte løsninger som forenkler hverdagen. Han kjenner til de fleste triksene for å klare nettopp det. Lyst på tips du også? Kontakt oss gjerne!