En elektronisk faktura er faktura som overføres elektronisk fra selger til kjøper og ikke på papir.
Fakturadataene kommer i et strukturert format, som gjør at ulike datasystemer kan forstå dataene. Det strukturerte formatet gjør at dataene enkelt kan overføres fra et økonomisystem til et annet.
Det betyr at en faktura lages elektronisk i avsenderen sin fakturaløsning, sendes elektronisk og kan leses elektronisk av mottakers system for håndtering av inngående fakturaer. Alt skjer automatisk, og du slipper å punche data manuelt.
Hva er EHF-faktura?
EHF er en offentlig standard for elektronisk faktura i Norge. Ved å ha en standard, sikrer man at alle aktører kan sende og motta dokument på samme måte, selv om systemene deres er ulike. Dokumentflyten vil gå smidigere og etterarbeidet blir enklere. Bedriftene slipper å ha dyre én-til-én integrasjoner mellom ulike datasystemer.
Det er pålagt for leverandører av varer og tjenester til statlige og kommunale virksomheter å sende fakturaer på EHF-formatet. Det er også mange private virksomheter som krever å få faktura i EHF-format, men det er ikke pålagt på samme måte som for offentlige virksomheter.
Er faktura på e-post (PDF) en elektronisk faktura?
Nei, en PDF-faktura sendt med e-post er ikke elektronisk, selv om den “sendes elektronisk”. En EF er laget for at datasystemer skal forstå dem og hjelpe deg med å behandle dem automatisk. En PDF-faktura er bare laget for å kunne åpnes elektronisk på pc-en din, men er ikke forståelig for et datasystem og kan ikke behandles elektronisk. Dermed oppnår du ikke samme effekt som når du bruker EF, fordi den som mottar fakturaen på PDF fremdeles må punche inn alle dataene manuelt eller kjøre en OCR tolk av faktura for å få regningen betalt.
Hvordan sender jeg en EHF-faktura?
For å kunne sende en EHF-faktura, må du ha et økonomisystem og en faktureringsløsning for elektronisk faktura.
Når det er på plass, må du ha organisasjonsnummeret til alle kundene dine registrert i økonomisystemet ditt. Organisasjonsnummer er nødvendig om du skal sende fakturaen elektronisk. Benytt gjerne Bizweb i forbindelse med oppretting av nye kunder – da hentes opplysningene direkte til ditt ERP system. Deretter oppretter du fakturagrunnlaget i økonomisystemet på sammen måte som om du skulle sendt den på papir eller som e-post, og sender fakturaene videre til faktureringssystemet ditt.
Faktureringssystemet sjekker organisasjonsnummeret opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF (ELMA). Dersom mottakeren er registrert der, betyr det at den kan motta EHF-fakturaer. Fakturasystemet vil dermed automatisk sende fakturaen som EHF.
Jeg har kunder som ikke kan motta elektronisk faktura – hva gjør jeg da?
Det er trolig flere av kundene dine som ikke kan motta EF ennå. De fleste fakturaprogram har mulighet til å sende både elektronisk faktura (EHF), epostfaktura og papirfaktura. Fakturaprogrammet sjekker om organisasjonsnummeret kan motta elektronisk faktura gjennom oppslag i det sentrale adresseregisteret for EHF (ELMA). Om mottakeren ikke er registrert der, vil fakturasystemet sende fakturaen enten på epost (som PDF) eller vanlig postgang.
Kontakt oss gjerne på support@teneodata.no eller telefon 45219000 for mer informasjon.
(Dette innlegget tar utgangspunkt i innlegg skrevet av Kaja Falc-Ytter fra Visma Blogg som du finner her )
Du kan lese mer om oss her.