Artikkelen er skrevet av Trine Pettersen, Teamleder Visma.net. Jobber med skybasert ERP.
Stadig flere ønsker et skybasert ERP-system. Det er mange fordeler som frister med dette;
- Løsningen er alltid er tilgjengelig uansett hvor og når man ønsker å jobbe
- Oppdateringer som skjer automatisk
- Man får tilgang til sanntidsdata
- Mer automatikk – som gir store tidsbesparelser
Likevel opplever vi at noen bedrifter lykkes i langt større grad enn andre med overgangen fra jord til sky. Basert på erfaring fra mange ulike implementeringsprosjekter jeg har deltatt i, har jeg kommet frem til 5 fellesnevnere som øker sjansen for et vellykket prosjekt:
1. En involvert og engasjert organisasjon
Å bytte ERP-system er en krevende prosess, og det er derfor viktig at det settes av nok tid og ressurser internt i bedriften. Før man går i gang med å bytte løsning, bør man sørge for at de som blir påvirket av endringer, er involvert i prosessen og kjenner til hva som skjer. På den måten spiller folk på lag, og ingen opplever å få tredd en uønsket endring nedover hodet. De aller fleste bedrifter vil oppleve «smerte» i et slikt bytte, og da er det viktig å være enige om veien man har valgt.
Det er også viktig at vi som rådgivere får en god kjennskap til bedriften, de ansatte, og deres arbeidsprosesser. Det gjør vi best ved å prate med de involverte partene. Å kjøre et godt forprosjekt, hvor vi får full oversikt over hva som skal gjøres og hvilke forventinger man har, er viktig. Her får vi også avdekket eventuelle utfordringer som foreligger. Det er også i denne fasen vi kan avdekke om Visma.net ikke dekker kundens behov, og finne alternative løsninger.
2. Endringsvilje
Suksess ved overgangen til et skybasert ERP-system handler mye om bedriftens innstilling, og hvordan de takler endringen internt. Det er viktig å være innstilt på å jobbe på en ny måte. De prosjektene med størst suksess, er de hvor bedriften tar i bruk ny funksjonalitet som finnes i skyen, og setter på automatisering. Å gå fra jord til sky krever i stor grad at brukerne endrer tankesett og sine arbeidsprosesser. Man kommer ikke til å jobbe som før i Visma.net. Derfor er det er viktig at man er åpen for nye måter å jobbe på, og er rustet for endringen.
3. Prosjektledelse
Å ha en prosjektleder som drar i gang prosessene, og holder i kommunikasjonen mellom oss og kunden, er en stor fordel. Vi rådgivere er også tett på kunden, men prosjektleder er viktig for å holde alle ulike trådene samlet. De sørger for en god rollefordeling mellom partene, og ser til at alle utfører oppgavene de er ansvarlige for, innenfor prosjektets gitte rammer. Dersom det dukker opp noen utfordringer, som at tidsfrister ryker, sørger prosjektleder for at alle blir informert.
4. Gode grunndata
Det er veldig viktig at grunndataene som skal inn i et nytt system er gode. Bedriften må sjekke faktorer som priser og varer, telle opp lageret, og sørge for å rydde i egne data. En viktig suksessfaktor er at ryddejobben før det overføres til nytt system. Det er veldig krevende å gjøre ryddejobben i ettertid, og kan føre til at implementeringen ikke lykkes.
5. Opplæring
Opplæring i nytt system er kanskje en selvfølge. Men i tillegg ser vi at god bistand under «go-live» og i tiden etterpå, er en viktig suksessfaktor. Det dukker som regel opp utfordringer de første gangene kunden skal utføre prosessene selv. Da er det en stor fordel å ha rådgiveren med seg for å sikre at alt går som det skal.
Vi anbefaler derfor alle nye kunder å inkludere timer til assistanse i etterkant av oppstart. Brukerne skal avslutte ett system og gå i gang med et nytt, samtidig. De fleste synes at overgangsfasen er den tyngste i prosjektet. En slik «oppfølgingspakke» sikrer også at rådgiverne som har vært involvert i prosjektet ikke blir satt i gang med et nytt prosjekt før bedriften er i normal drift.
Er du nysgjerrig på skybasert ERP? I så fall kan er du hjertelig velkommen til å ta kontakt med oss!
Les også vår artikkelen om Hvordan velge ditt ERP-system.