Gevinsten
En ISO-sertifisering innebærer implementering av ledelsessystemer som sikrer at organisasjoner oppfyller internasjonale standarder innen ulike områder. For Abacus IT handlet det om å jobbe for å oppnå sertifiseringer innen informasjonssikkerhet (ISO 27001), miljøledelse (ISO 14001) og kvalitetsledelse (ISO 9001). Jobben for å oppnå slike sertifiseringer er stor, og det krever en solid innsats. Men med den innsatsen som er lagt ned, mener Bente at de kan ha mye å tjene på ISO-sertifiseringene – også internt.
– Det stiller mye større krav til oss og bevisstgjør oss i alle ledd. Alle er omforent om hvordan vi skal jobbe, at vi jobber likt, og at vi har kvalitet og sjekkpunkter i leveranseprosjektene våre, for eksempel. Dette er jo noe som vi ikke har måttet forholde oss noe særlig til tidligere, da vi selv var mindre og jobbet med mindre kunder. Vi har lært hva kvalitet i alle ledd innebærer, og mer om betydningen av gode rutiner og klare policyer.
Sven slenger seg på.
– Også har vi jo et «oppslagsverk» i vårt ledelses- og kvalitetsstyringssystem, så om noen lurer på hvordan de skal gå frem i ulike situasjoner som dukker opp, så kan man gå inn i prosesskartet vårt og se hvordan ting henger sammen. Så den skal gjøre jobben til ansatte enda enklere.
Duoen håper at ISO-sertifiseringene kan gjøre Abacus til en differensiator der de er i konkurranse med andre.
– Vi håper at effekten kan være stor mot alle kunder – ikke bare de store. Det er jo et kvalitetsstempel. Vi må være flinke til å bruke sertifiseringene for det det er verdt i kommunikasjonen vår mot potensielle og eksisterende kunder. Poenget er jo at kundene våre skal være trygge på at vi leverer bra, påpeker Bente.
– Det viser at vi står for noe, jobber for å bli bedre hele tiden, og at vi leverer en god kundeopplevelse. Så jeg tenker at det har en stor innvirkning mot kunder, rett og slett, mener Sven.
– Språket er en barriere
ISO-sertifiseringer er avanserte, selvfølgelig av en grunn. Med så høye krav og så mange involverte, er det mange ukjente ord man må forholde seg til. Det fikk prosjektleder Lill erfare.
– ISO-terminologien er jo tung, og det tok lang tid før jeg klarte å knekke koden. Samtidig visste jeg jo at ISO-sertifiseringene en gave for Abacus, og gir oss muligheten til at vi skal kunne jobbe enda mer strukturert og kvalitetsbevisst. Så jeg hadde ikke noe annet valg enn å forholde meg til det, sier hun.
Sven peker på bredden i standardene som en utfordring.
– Språket er jo selvfølgelig en barriere, men det vi har slitt mest med underveis er at standardene er så åpne. De skal jo passe for alle organisasjoner, også internasjonalt. Det gjør at fleksibiliteten i standardene er så høy, og at du må tilpasse den til deg selv. Du må finne din arbeidsmetodikk, så lenge den innebærer elementene i ISO-standardene. Det står jo ingen ting i standardene om hvordan man skal implementere den. Det må man selv finne ut av.
– Det er jo det som er prosessen i ISO-sertifiseringa, da. Det er jo å finne ut av hvordan du kan benytte deg av det der på en best mulig måte. Men det har jo vært vanskelig å få involvert alle leddene i organisasjonen vår til å trekke i samme retning, og skjønne det. Vi er jo 130 personer, og er ikke ferdig heller. Det er liksom nå det begynner, legger Bente til.
– Dere tar tre sertifiseringer på én gang. Det er ganske uvanlig, og sikkert ekstra tøft. Hvorfor gjør dere det sånn?
– Det er jo noen her som er veldig offensive, sier Bente og ler mens hun titter bort på Sven. Han sier seg delvis enig.
– Der gikk vi nok litt i fella til Standard Online, Standard Norge sin konsulentorganisasjon. De kom jo med rådet om å ta tre på en gang, fordi de følger samme kapittelstruktur og oppbygning. Altså mindre jobb totalt sett. Men innholdet i det er så forskjellig, og de bruker også begrepene ulikt i standardene, så det ble veldig tungt. I etterpåklokskapens ånd skulle vi tatt én først, og de to andre etterpå, innrømmer han, og legger til:
– 27001 og 14001 er jo de vi følte vi «måtte» ha, fordi de er relevante for det vi driver med, spesielt ut mot kundene. 9001, Kvalitet, hadde vi et eget ønske om å ha for å jobbe med kontinuerlig forbedring internt.
En kontinuerlig prosess
En ISO-sertifisering varer ikke for evig, og man må hele tiden jobbe med rutiner og prosesser for at man skal holde den gyldig. For Abacus har jobben bare så vidt kommet i gang, mener Lill.
– Poenget ligger i at vi må bevise det vi sier vi skal gjøre. De aksepterte jo sertifiseringen på bakgrunn av det vi har gjort nå, men det er jo forbedringer som ligger i det å få en ISO-sertifisering. De må vi gripe fatt i, sier hun, og fortsetter:
– Fremover skal vi ha noe som heter «ledelsens gjennomgang», som er to eller tre ganger før hovedrevisjonen. Så skal vi ha en internrevisjon som skal revidere oss selv, og der skal det avdekkes om vi gjør «det vi sier vi skal gjøre». Vi må jobbe med kvalitet hele veien. Samtidig skal alle ansatte melde inn avvik i Better, avvikssystemet vårt, om det er forbedringer de ønsker, forslag, eller om det er avvik på de rutinene de har blitt opplært i. Eller om vi mangler rutiner, da, sier hun med et lite smil.
Hun ønsker å påpeke en viktig ting til slutt.
– For det handler ikke om å være perfekt. Det handler om å vise forståelse for at man skal jobbe på en god måte. Når Bente og Sven, som sitter på toppen og er med i den revisjonen, så var det i seg selv også et signal om at «her har de skjønt hovedpoenget». For det er jo noen som bare leier inn noen, men til syvende og sist handler det om å gjøre jobben selv.
Les mer om hva en ISO-sertifisering innebærer her.